Numos Oy kantaa vastuun Alkon SAS-sovelluksista

Alko Oy on ulkoistanut laajan SAS-tietovarasto- ja raportointiympäristönsä kehittämisen ja ylläpidon Numos Oy:lle. SAS-järjestelmällä hoidetaan muun muassa Alkolle elintärkeä hinnoittelujärjestelmä sekä paljon taloutta, myyntiä, ostoja, valikoimaa, logistiikkaa, materiaalinohjausta ja henkilöstöä koskevaa raportointia.

Valtion alkoholimonopoli on kokenut viimeksi kuluneen vuosikymmenen aikana melkoisen myllerryksen. Perinteinen Oy Alko Ab jaettiin jo 1995 pienempiin osiin, ja 1999 vähittäismyyntiä harjoittava Alko Oy irrotettiin kokonaan Alko-yhtiöistä. Vähittäiskaupan monopoli on säilynyt Alkolla, mutta alkoholijuomien tuotannossa, viennissä, tuonnissa ja tukkukaupassa ovet kilpailulle avautuivat 1995.

Vastatakseen yhtiöittämisen ja kilpailun osittaisen vapauttamisen luomiin kokonaan uudenlaisiin tietotarpeisiin Alko alkoi 1996 rakentaa itselleen suurta, keskitettyä tietovarastojärjestelmää.

Yhtiön piti pystyä yhdistelemään operatiivisista järjestelmistä saatavia tietoja kokonaan uusilla tavoilla, jotta ne palvelisivat liiketoiminnan tarpeita. Tietovarasto nähtiin infrastruktuurina, jonka päälle rakennettavien sovellusten avulla käyttäjät saisivat tarvitsemansa tiedot niin keskushallinnossa kuin myymälöissäkin.

Alko Oy on yhtiöittämisen jälkeen ulkoistanut it-toimintonsa lähes kokonaan. Käyttöpalveluista on huolehtinut IBM, monista suurista järjestelmätoimituksista TietoEnator ja kassajärjestelmistä Fujitsu ja vuodesta 2005 lähtien Aldata.

Tietovarastonsa SAS-sovelluskehityksen Alko ulkoisti vuonna 1997 Niklas Data Oy:lle (nimenvaihdoksen jälkeen eNiklas Oy), jonka Alko-tiimin vetäjänä toimi lähes alusta asti Jukka Korva.

Tiimille muodostui Alkon kanssa hyvä ja toimiva asiakassuhde, jonka haluttiin jatkuvan, kun sittemmin konkurssiin ajautunut eNiklas alkoi kehittyä hieman eri suuntaan. Alkon asiakkuus siirtyi Korvan vuonna 2001 perustamalle Numos Oy:lle, jonka palvelukseen siirtyi lähes koko eNiklaksen Alko-tiimi.

"Numoksella on sen jälkeen ollut erittäin keskeinen rooli meidän tietovarastoasioissamme. He ovat meidän SAS-alihankkijamme, eikä meillä siinä roolissa muita ole", järjestelmäpäällikkö Risto Husso Alkosta kertoo.

Onnistuneesti läpi teknologiamurrosten

Sittemmin Numokseen siirtynyt Niklas Datan Alko-tiimi joutui heti tuoreeltaan tulikokeeseen, kun Alko alkoi 1997 siirtää kaikkia tietojärjestelmiään suurkoneelta unix-ympäristöön. Tietovaraston ja sen päälle rakentuneen sovellusympäristön osalta käytännön vastuu ympäristönvaihdoksesta lankesi Korvan vetämälle Alko-tiimille.

"Koska SAS on alustalta alustalle siirrettävä tuote, ympäristön vaihdos onnistui, mutta oli se silti yksi isoimpia rutistuksia, missä minä olen ollut mukana", SAS-asioita Alkossa vuodesta 1982 hoitanut Husso kertoo.

Miten Korvan vetämä tiimi ympäristönvaihdosurakasta sitten selvisi?

"Ehkä koskaan ei pitäisi sanoa, että erittäin hyvin, mutta sanotaan, että hyvin. Tiimissä oli mukana jo silloin muutamia avainhenkilöitä, jotka olivat erittäin päteviä pelaamaan unixmaailmassa", Husso toteaa.

Samaan aikaan Alkon tietovarastoympäristössä toteutettiin toinenkin suuri teknologiamurros, kun siihenastista paperiraportointia alettiin viedä kokonaan intranetiin. Myös tämän urakan vei läpi Korvan vetämä Alko-tiimi.

Vuosituhannen alkupuolella Numos rakensi Alkon intranetiin myös raportointiportaalin, johon web-raportointi koottiin hallitummaksi kokonaisuudeksi. Lähes kaikki Alkon sisäinen raportointi toimii nykyisin portaalin kautta. Portaalissa on satakunta eri raporttia, jotka liittyvät muun muassa talouteen, myyntiin, ostotoimintaan, valikoimaan, logistiikkaan, materiaalinohjaukseen ja henkilöstöön.

Lisäksi Numos on rakentanut Alkon ekstranet-palveluun eli kumppaniverkkoon kokoelman raportteja, joiden kautta noin 150 Alkon tavarantoimittajaa saa säännöllisesti muun muassa myynti- ja laatureklamaatioraportteja omista tuotteistaan.

Alkon tietovarastoympäristön hallinnassa on Husson mukaan ollut ratkaiseva merkitys SAS® Warehouse Administrator -tuotteella, jonka hyödyntämisessä Korvalla on ollut alusta asti erittäin suuri rooli.

"Hän opetti oman tiiminsä käyttämään tuotetta, ja veti aiheesta SASin kurssejakin."

Aktiivista ja osaavaa porukkaa

Numos pitää jatkuvasti huolta myös siitä, että SASin eräajot sujuvat Alkossa hyvin. Yksittäisiä SAS-ajoja Alkolla on kaikkiaan yli 200.

SAS-eräajoja hallitaan Alkossa pitkälti Excel-taulun avulla ohjattavalla Perl-pohjaisella ratkaisulla, johon Numos on muun muassa kehittänyt sähköpostin ja tekstiviestin kautta lähetettävät tiedotukset läpimenoista ja hälytykset ajoissa mahdollisesti ilmaantuvista ongelmista.

"Ratkaisu on todella käyttökelpoinen ja hallittava", Husso toteaa.

Kaiken kaikkiaan Alkossa on oltu Husson mukaan tyytyväisiä Numoksen palveluihin ja tapaan, jolla Numos on aina ottanut asiat hoitaakseen.

"He ovat hyvin aktiivista porukkaa, ja heidän vanhemmat tekijänsä tietävät Alkosta jo niin paljon, että heille ei tarvitse sanoa kuin puoli sanaa, kun he jo ymmärtävät, mitä pitää tehdä."

Osaamisen suhteen Numoksen repertuaari on Husson mukaan hyvin laaja ulottuen eräajojen hallinnasta web-sovellusten tekoon, ETL-prosessiin ja tilastoanalyyseihin.

Numos on pystynyt Husson mukaan myös reagoimaan Alkon tarpeisiin erittäin nopeasti. Osa Numoksen väestä on jatkuvasti paikalla Alkon tiloissa tai vähintäänkin aina puhelimen tai sähköpostin päässä.

"He ryhtyvät välittömästi hommiin, jos joku tarve tai ongelmatilanne syntyy." 

Vuosittaista rukkausta hinnoittelujärjestelmään

Keskeisimpiä Alkon järjestelmiä, jonka kehittämisestä ja ylläpidosta Numos Oy jatkuvasti huolehtii on hinnoittelujärjestelmä WinHin, jolla Alko hoitaa kaikkien tuotteidensa monimutkaisen hinnoitteluprosessin.

Alkoholin hinnoittelu perustuu julkisiin hinnoitteluperiaatteisiin, jotka Alko julkistaa vuosittain tavarantoimittajille toimitettavassa valikoimaanotto-oppaassa. Hinnoittelu on pitkälti automatisoitu SAS-pohjaisella järjestelmällä, jonka Alko rakensi jo 1990-luvun alussa.

Kun WinHin-järjestelmä piti Alkon koko tietovarastoympäristön mukana siirtää vuonna 1997 keskuskoneelta unix-ympäristöön, Alko palkkasi tehtävään Niklas Data Oy:n. Sittemmin pääosa Niklas Datan Alko-tiimistä siirtyi vetäjänsä Jukka Korvan perustamaan Numokseen, joka on vuodesta 2002 lähtien huolehtinut Alkon SAS-sovellusympäristön ja sen osana Win-Hin-järjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta.

"Numoksen vastuulla on ollut kaikki, mikä liittyy WinHin-järjestelmän tekniseen ympäristöön tehtäviin muutoksiin", hinnoittelupäällikkö Maija Salo kertoo.

Muutoksissa aina järjestelmätyötä

Sinä aikana, jona Korvan vetämä tiimi on huolehtinut Alkon WinHin-järjestelmästä, suuria muutoksia hinnoittelujärjestelmään ovat aiheuttaneet unix-ympäristöön siirtymisen lisäksi lukuisat muutkin seikat.

Viinien verotus aleni vuonna 1998, ja samalla Alko toteutti laajan hinnoitteluperusteiden muutoksen siirtymällä verollisista verottomiin hinnoittelukertoimiin, joiden avulla yhtiön kate lasketaan. Samassa yhteydessä Alko muutti myös hinnoitteluryhmiä, luopui volyymiluokista ja toteutti joukon muitakin muutoksia tuotteidensa hinnoittelussa.

Vuonna 1999 Alkon myymälät muuttuivat verollisiksi varastoiksi, kun aiemmin kaikki tavara oli ostettu sisään verottomana. Vuonna 2001 Alko pienensi omaa katettaan, 2002 toteutettiin eurohinnoittelu, 2004 muuttui valmisteveroa ja 2005 pakkausveroa koskeva lainsäädäntö.

Omien päätöstensä pohjalta Alko tekee täsmennysluonteisia muutoksia ja inflaatiotarkistuksia hinnoitteluun jatkuvasti. Lisäksi muutoksia tapahtuu WinHiniä ympäröivissä järjestelmissä, joista siihen luetaan ja joihin siitä lähetetään tietoja, ja nekin on otettava huomioon.

"Hinnoittelujärjestelmää tarkistetaan vähintään kerran vuodessa, ja kaikki muutokset aiheuttavat myös järjestelmätyötä", Salo toteaa.

Tietoja moniin muihin järjestelmiin

Suurin hinnoitteluprosessi Alkossa pyörii neljä kertaa vuodessa ilmestyvän päähinnaston ympärillä. Uusia tuotteita Alko ottaa valikoimaansa noin 400 vuosittain ja hinnoittelee ne sitä mukaa, kun tuotteet hyväksytään valikoimaan.

Vakiovalikoiman tuotteiden lisäksi Alko hinnoittelee WinHinin avulla myös tilaus- ja erikoistilausvalikoiman tuotteet, oheistuotteet ja tarvikkeet sekä valikoimasta poistuvat tuotteet, joita varten on omat sääntönsä ja alennuskonseptinsa.

Hinnoittelussa WinHin ottaa Salon mukaan huomioon suuren joukon niin itse tuotteisiin kuin veroihin, logistiikkaan ja muihinkin asioihin liittyviä tietoja, joiden pohjalta tuotteen vähittäishinta muodostuu.

"Lisäksi WinHin muodostaa erilaisia tiedostoja moniin järjestelmiin, jotka tietoja tarvitsevat. WinHinistä tuotetaan tiedot myymäläjärjestelmään, SAS-tietovarastoon, tuotehallintajärjestelmään, hinnaston tekijöille ja oston perusjärjestelmään", hän kertoo.

Joka yö tuotehallintajärjestelmästä lähtee internetiin hinnat miedoista juomista erilaisten painotuotteiden tekijöitä varten. Muuttuneista hinnoista WinHin tekee toimittajittain Excel-tiedostot kotimaisia toimittajia varten aina hinnastonteon yhteydessä.

Järjestelmän avulla seurataan myös vähittäishintojen kehitystä ja toimitetaan tiedot esimerkiksi kuluttajahintaindeksin käyttöön. Samoin sillä seurataan ostohintojen kehitystä ja tuotetaan paljon raportteja, jotka palvelevat sisäistä laskentaa ja budjetointia.

Lisäksi WinHinin tuotantoversiosta on olemassa suunnittelun avuksi tarkoitettu simulaatioversio, jolla Alko voi kokeilla ja tutkia hinnoitteluperiaatteita ja hinnoittelujärjestelmää koskevien muutosten vaikutuksia vähittäishintoihin ja Alkon talouteen.

Rikkeetöntä yhteistyötä